Zeitmanagement Tipps, die dir helfen erfolgreich zu arbeiten
Könnte Dein Tag auch gerne mal 48 Stunden haben? Heute möchte ich Dir einen Überblick über sechs Methoden geben, die mir helfen, meine Ziele zu erreichen und mir meine Zeit gut einzuteilen. Ein gutes Zeitmanagement hilft mir, leichter durch mein Leben zu gehen und die Dinge zu erledigen, die ich tun möchte – und auch, Dinge nicht mehr zu tun. Denn Zeitmanagement hat viel mit Selbstmanagement zu tun.
Du kannst mit diesen Methoden Dein Business besser strukturieren, sie aber auch wunderbar für Dein Privatleben nutzen, um Dich darin rundum wohlzufühlen.
Die sechs Methoden, die ich heute mit Dir teilen möchte, habe ich zum Teil in anderen Podcastfolgen ausführlich vorgestellt und ich lade Dich herzlich ein, Dir jene rauszupicken und im Anschluss anzuhören, die Dich gerade anspricht.
Ich würde ja gerne, aber …
Es gibt Tage, da denke ich auch, dass 24 Stunden nicht ausreichen, um alles zu schaffen. Gerade dann ist es essentiell, sich einmal hinzusetzen und zu schauen, was wirklich wichtig ist und wie die einzelnen To-dos erledigt werden können. Damit noch Zeit bleibt, um die Seele baumeln zu lassen – oder wie Astrid Lindgren so schön gesagt hat:
„Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach dazusitzen und vor sich hin zu schauen.“
Plane Deine Woche
Mittlerweile ist es mir zu einer lieben Gewohnheit, mich am späten Sonntagnachmittag hinzusetzen und meine Woche zu planen. Du kannst von der Tagesplanung bis zur Jahresplanung die Zeiträume variieren – oder auch alle Intervalle planen. Wichtig ist, dass Du nicht nur abarbeitest, was Dir „im Leben so passiert“.
Dabei geht es nicht darum, minutiös alles aufzuschreiben, sondern um eine klare Struktur der wesentlichen To-dos. Ich beginne meine Wochenplanung mit meinen privaten Terminen, gefolgt von Treffen und Terminen mit anderen Menschen. Diese breche ich auf den einzelnen Tag herunter und nutze drei Bereiche, in denen ich Prioritäten setze.
Ausführlich beschrieben habe ich diese Methode in der Podcastfolge 093: Mach es einfach! Mit deiner To-do-Liste Dinge erledigen.
Diese Folge hilft Dir in Zukunft, Prioritäten zu setzen. Keine Zettelwirtschaft mehr oder unendlich lange Listen, die nie abgearbeitet werden. Du bekommst ein Gefühl dafür, wie viel Du tatsächlich schaffen kannst.
Das Parkinsonsche Gesetz besagt:
Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
Bei mir führt das beispielsweise dazu, dass ich
in den letzten 10 - 15 Minuten, bevor wir Besuch bekommen, genau so viel schaffe, wie sonst in drei Stunden. Oder dass ich eine Präsentation für einen Termin auch in einer halben Stunde erstellt bekomme, wenn ich aus irgendeinem Grund nur noch diese 30 Minuten zur Verfügung habe.
Die Eisenhower-Matrix
Bei dieser Methode geht es darum, Aufgaben, die Du zu erledigen hast, in Kategorien einzuteilen. Viele Dinge machen wir unbewusst, darum schreib Dir bitte einmal auf, was Du alles an Tätigkeiten ausführst. Diese überträgst Du anschließend in die Eisenhower-Matrix:
Zeichne Dir einen Quadranten (vier Kästchen) auf. Über das linke obere schreibst Du „dringend“, über das rechte Kästchen „nicht dringend“. An den linken Rand schreibst Du neben das untere „wichtig“ und neben das obere Kästchen „unwichtig“. Ordne jetzt Deine Aufgaben in diese Quadranten ein.
Welche Deiner Aufgaben sind:
‣ wichtig und dringend
‣ wichtig aber nicht dringend
‣ unwichtig aber dringend
‣ unwichtig und nicht dringend
Der zweite Schritt schafft ganz viel Klarheit und Raum in Deinem Leben:
‣ Alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig und dringend solltest Du sofort erledigen.
‣ Alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig aber nicht dringend solltest Du.einen Termin zur Erledigung festlegen.
‣ Für alle Aufgaben aus dem Quadranten unwichtig aber dringend solltest Du delegieren.
‣ Alles, was in dem Quadranten unwichtig und nicht dringend gelandet ist, solltest Du delegieren löschen.
Mir hat diese Liste aller meiner Aufgaben die Augen geöffnet: Es ist nicht zu schaffen. Unser Gehirn erinnert sich besser an unerledigte Dinge, als an alles, was wir geschafft haben. Und dann gehst Du abends mit dem Gefühl ins Bett, nicht alles geschafft zu haben. Je mehr Aufgaben, die nicht erledigt sind, oder offene To-dos, über die Du nachdenkst, desto unzufriedener wirst Du mit Dir und Deinem Zeitmanagement.
Deshalb mein Tipp: Räume einmal auf. Verschaffe Dir einen Überblick – und denke an den vierten Quadranten.
Aufgaben bündeln
Diese Methode hat enormes Potenzial, um Dein Zeitmanagement zu optimieren. Clustere ähnliche Aufgaben und arbeite sie gebündelt ab. Ich arbeite meine E-Mails in festgelegten Zeitblöcken ab. Denn mit einem Workflow für eine bestimmte Aufgabenkategorie (z. B. Content für Social Media erstellen) arbeitest Du wesentlich produktiver und effektiver.
Du bist deutlich schneller, weil Du nicht ständig zwischen Aufgaben wechselst. Du bist in der Thematik, bleibst konzentriert und arbeitest bestimmte (wiederkehrende) Schritte einfach ab. Schau bei Deinen Aufgaben, welche Du bündeln kannst und weise diesen Aufgaben feste Terminblöcke zu.
Das Pareto-Prinzip
Der Namensgeber Vilfredo Pareto fand heraus, dass 80 % der Resultate aus 20 % der Ursachen abgeleitet werden. Dieses Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel. In meinem Business heißt das beispielsweise, dass ich mit 20 % meiner Kunden 80 % meines Umsatzes mache. Und auf mein Privatleben angewandt bedeutet es zum Beispiel, dass ich 20 % meiner Kleidung circa 80 % meiner Zeit trage und 80 % der Funktionen meines Mobiltelefons nutze ich nicht.
Übertragen auf Dein Leben heißt dies, dass ungefähr 20 % Deiner Anstrengungen für 80 % Deines persönlichen Erfolgs verantwortlich heißt. Du kannst auch sagen: Weniger ist mehr! Fokussiere Dich auf die Aufgaben und Prozesse, die Dir die besten Ergebnisse bringen. Der Aufwand, den Du betreiben müsstest, um auf 100 % zu kommen, ist unverhältnismäßig groß – verabschiede Dich von Deinem Perfektionismus.
In der Podcastfolge 061: Das Pareto-Prinzip – Weniger ist mehr findest Du ausführlich erläutert, wie viel einfacher und leichter Dein Leben (beruflich und privat) wird, wenn Du diese 80/20-Regel öfter anwendest. Es ist übrigens auch ein wirksames Mittel gegen Deine Aufschieberitis.
Eat That Frog
Über die Kunst der Prokrastination habe ich in der Podcastfolge 002: Schluss mit der Aufschieberitis gesprochen. In seinem Buch Eat that Frog erklärt Brian Tracy, dass Dir alles viel leichter von der Hand geht, wenn Du morgens bereits die fetteste Kröte schluckst – also eine unliebsame Aufgabe zuerst erledigst.
Es gibt zahlreiche Gründe, warum wir mit einer Aufgabe nicht beginnen, eine Entscheidung vor uns herschieben oder Ausreden erfinden, um etwas nicht tun zu müssen. Wenn Du Dich darin wiederfindest, hör doch mal in die zweite Folge meines Podcasts rein. Denn es ist ein riesiger Motivationsschub, wenn Du schon am Morgen einen Erfolg verbuchen kannst, wenn Du etwas getan hast, was Du viel lieber aufschieben würdest.
Fuck, einfach machen!
Das ist mein Herzenstipp! Ich lebe ihn begeistert – ganz nach dem Motto von Sheryl Sandberg (CEO bei Facebook)
„Done is better than perfect!“
Mach doch einfach mal. Starte, bevor Du bereit bist. Fehler sind nicht nur erlaubt, sie sind erwünscht. Nur so kannst Du Erfahrungen machen, lernen und wachsen. Wie viel Zeit vertrödelst Du aus Angst vor Fehlern? Wie weit wärst Du, wenn Du einfach mal angefangen hättest? Auch im Scheitern oder auf Umwegen kommst Du an Dein Ziel. Und wer weiß, was Du auf diesen Ehrenrunden erfährst, wem Du begegnest und zu was Du am Ende fähig bist. Trau Dich, anzufangen.
Mein Fazit
Alle diese sechs Zeitmanagement-Methoden helfen Dir, ein erfolgreiches und erfülltes Leben zu führen. Dafür ist es unerlässlich, dass Du Dich kennst und Dein Leben in die Hand nimmst. Beginne mit einer Aufstellung Deiner Aufgaben und Rollen. Du wirst Dich wundern, wie viel Zeit Du gewinnst, wenn Du Dir bewusst machst, wie Du sie verbringst.
Erledige, was zu tun ist.
Delegiere, was Du nicht selbst tun musst.
Priorisiere, was Dir wirklich wichtig ist.
Du lernst mit Zeitmanagement sehr viel über Dich
, über Deine Motivation und wie Du den Fokus behältst. Du wirst entspannter leben, mehr erreichen und leichter Dinge loslassen. Jeder von uns hat täglich 24 Stunden zur Verfügung – mach das Beste daraus.
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben. Es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
Seneca
Danke für Deine Zeit und ganz viel Spaß beim Hören dieser Podcastfolge!
Mehr über mich
Noch mehr Informationen über meine Arbeit als Erfolgs- und Mindsetcoach findest Du auf www.wemheuer.de/du-ich und auf meine Seite bei Facebook unter https://www.facebook.com/wemheuercoaching/.
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Bis bald und herzliche Grüße
Deine Kerstin
